Personvernerklæring

Kort fortalt

• VORDRA er et verktøy for virksomheters arbeid med risiko, sikkerhet og beredskap. Innholdet handler om virksomheten, ikke om enkeltpersoner.
• Vi behandler få personopplysninger: navn, kontaktopplysninger, rolle og hvem som har gjort hva i tjenesten.
• Tjenesten er ikke laget for helseopplysninger eller andre særlige kategorier av personopplysninger, og slike opplysninger skal ikke legges inn. Eneste unntak er nøkkelfunksjonen «tillitsvalgt/ansattrepresentant», som kan vise at personen er fagorganisert (se «Hva vi behandler på vegne av kunden»).
• Vi bruker ikke analyse- eller sporingsverktøy, viser ikke annonser og selger ikke opplysninger.
• Kundens data brukes ikke til å trene KI-modeller.

Hvem har ansvaret?

Virksomheten som bruker VORDRA (kunden) er behandlingsansvarlig for det den selv, brukerne og de inviterte legger inn i tjenesten. Det gjelder også brukerkontoene og svar fra personer som inviteres til å svare på en risikohøring. Vi behandler disse opplysningene på vegne av kunden, etter en databehandleravtale. Har du spørsmål om hvorfor arbeidsgiveren din eller en oppdragsgiver har registrert deg, tar du kontakt med dem.

Leverandøren av VORDRA er behandlingsansvarlig for opplysninger om kundeforholdet og for tjenestens drifts- og sikkerhetslogg:

Kontakt om personvern: [email protected]

Hva vi behandler på vegne av kunden

• Brukere hos kunden

  Opplysninger

  Navn, e-postadresse, telefonnummer (valgfritt), rolle, stilling og enhet, og om personen har en nøkkelfunksjon i virksomheten (for eksempel daglig leder, styreleder, HMS-ansvarlig, beredskapsleder eller verneombud – virksomheten bestemmer listen selv). Innlogging: passord (lagret som en enveis kontrollverdi), oppsett for tofaktorkode (kryptert), tidspunkt for siste innlogging og feilede forsøk.

  Formål

  Gi tilgang og riktige rettigheter

• Nøkkelpersoner som ikke er brukere

  Opplysninger

  Navn, og telefonnummer og e-postadresse hvis kunden legger det inn, og hvilken nøkkelfunksjon personen har (for eksempel styreleder).

  Formål

  Vise hvem som har nøkkelfunksjonene i virksomheten

• Personer som inviteres til en risikohøring

  Opplysninger

  Navn, e-postadresse, tittel, enhet og kompetanserolle, og vurderingene og kommentarene de sender inn.

  Formål

  Hente inn faglige vurderinger til virksomhetens risikoanalyse

• Personer som bidrar til virksomhetsprofilen

  Opplysninger

  Navn, e-postadresse og bidraget.

  Formål

  Kartlegge virksomheten

• Alle som bruker tjenesten

  Opplysninger

  Revisjonslogg: hvem som gjorde hva og når, med IP-adresse og enhets-ID.

  Formål

  Sporbarhet og etterprøvbarhet

• Brukere som slår på varsler

  Opplysninger

  Teknisk adresse for varsler til nettleseren og nettlesertype.

  Formål

  Sende varsel om at noe venter

• Brukere som bruker KI-forslag

  Opplysninger

  Hvem som ba om et forslag, forslaget og om det ble godtatt, justert eller avvist.

  Formål

  Dokumentere at et menneske har vurdert forslaget

At noen er registrert som tillitsvalgt eller ansattrepresentant, kan vise at personen er medlem av en fagforening. Det er en særlig kategori personopplysninger. Derfor lagrer vi bare selve funksjonen og hvilken enhet den gjelder. Vi har ikke felt for fagforening, det er ikke mulig å skrive merknad på funksjonen, og KI-funksjonene bruker ikke opplysningen. Når planer deles ut av virksomheten, er funksjonen skjult med mindre kunden velger å ta den med. Kunden er ansvarlig for å ha behandlingsgrunnlag etter personvernforordningen artikkel 9 nr. 2, for å informere de ansatte, og for ikke å registrere fagforeningstilhørighet andre steder i tjenesten.

Fritekstfelt (for eksempel beskrivelser av scenarioer og tiltak) kan inneholde det brukerne selv skriver. Kunden har ansvar for at det ikke legges inn mer enn nødvendig, og at helseopplysninger og andre særlige kategorier ikke legges inn.

Funksjoner for sikker jobbanalyse (SJA) og for avvik og hendelser i felt er ikke åpnet for kunder. Før de åpnes, oppdaterer vi denne erklæringen og databehandleravtalen.

Hva vi behandler som behandlingsansvarlig

• Kontaktpersoner hos kunder og de som ber om tilgang: navn, e-postadresse og virksomhet

  Formål

  Inngå og følge opp avtalen, svare på henvendelser

  Grunnlag

  Avtale (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b) eller berettiget interesse (bokstav f)

• Drifts- og sikkerhetslogg: IP-adresse, tidspunkt, tekniske ID-er og innloggingsforsøk

  Formål

  Holde tjenesten sikker og stabil, oppdage misbruk og feil

  Grunnlag

  Berettiget interesse (artikkel 6 nr. 1 bokstav f) og plikten til å sikre opplysningene (artikkel 32)

• Logg over opprettelse, arkivering og sletting av en kundes konto, med navn og e-postadresse til kundens første administrator

  Formål

  Dokumentere at kundens instruks er fulgt

  Grunnlag

  Berettiget interesse (artikkel 6 nr. 1 bokstav f)

• Våre egne plattformbrukere (administrator, konsulent og økonomi)

  Formål

  Drifte tjenesten, bistå kunder og lage fakturagrunnlag. Kundene en konsulent har tilgang til, ser konsulentens navn, e-postadresse og telefonnummer. Økonomi ser konsulentenes navn og e-postadresse sammen med antall kunder og analyser, og bare tall for bruk hos kundene, aldri innholdet

  Grunnlag

  Avtale

KI-funksjoner

Kunden bestemmer om KI skal brukes, og hvilken kilde som brukes.

• Lokal språkmodell er standard. Den kjører i vårt eget driftsmiljø i Norge. Da forlater ingen data driftsmiljøet vårt.
• KI fra oss med skytjeneste: navn og kontaktopplysninger byttes ut med plassholdere før teksten sendes. Leverandøren står i listen over underleverandører.
• Kundens egen KI-leverandør: vi sender data dit på kundens instruks og etter kundens egen avtale med den leverandøren.
• KI gir bare forslag. Ingenting fra KI lagres i en analyse før en bruker har godtatt eller justert det.
• Hjelpeassistenten: samtalene lagres ikke hos oss. De ligger i nettleseren til fanen lukkes.

Hvem får opplysningene?

Vi bruker underleverandører til drift, e-post og KI. Vi deler ikke opplysninger med andre, med mindre vi er rettslig pålagt det.

Se listen over underleverandører

Tjenesten og databasen kjører i EØS. To underleverandører er amerikanske selskaper: Cloudflare (beskyttelse av inngangen til tjenesten) og Anthropic (bare når kunden har valgt KI fra oss med skytjeneste). Overføring skjer med grunnlag i EU–US Data Privacy Framework og EUs standardpersonvernbestemmelser. E-post sendes via Proton i Sveits, som EU-kommisjonen har godkjent som et land med tilstrekkelig beskyttelse.

Hvor lenge lagrer vi opplysningene?

• Kundens data lagres så lenge kunden bruker tjenesten. Når kunden ber om sletting eller sier opp, slettes alt senest 28 dager etter forespørselen.
• Sikkerhetskopier er krypterte og slettes etter 90 dager.
• Eksportfiler kunden har bestilt, slettes etter 30 dager.
• Engangslenker slutter å virke når de er brukt eller fristen er ute (invitasjon 7 dager, nytt passord 60 minutter, høringslenker etter svarfristen).
• Drifts- og sikkerhetslogg lagres i 30 dager. Feilmeldinger fra tjenesten lagres i 90 dager.
• Opplysninger om kundeforholdet: avtaler og fakturagrunnlag lagres i fem år etter utløpet av regnskapsåret, slik bokføringsloven krever. Fakturagrunnlaget i Vordra er kundens navn og org.nr., antall brukere, analyser og andre registreringer per måned, og hvilke funksjoner kunden hadde. Det beholdes i disse fem årene også etter at kunden er slettet, men inneholder ikke kundens innhold eller opplysninger om personer hos kunden. Annen kontaktinformasjon og korrespondanse slettes tre år etter at avtalen er avsluttet. Henvendelser som ikke fører til en avtale, slettes etter tolv måneder.
• Dokumentasjon på utført sletting (kundens navn, org.nr., datoer og kvittering) beholdes så lenge det er nødvendig for å dokumentere at instruksen er fulgt.

Sikkerhet

Opplysningene er kryptert under overføring og lagring. Kundene er skilt fra hverandre på databasenivå. Administratorer og analytikere må bruke tofaktorinnlogging, og virksomheten kan kreve det for alle brukere. Alle endringer logges i en revisjonslogg som ikke kan endres i ettertid. Sikkerhetskopier tas hver 6. time og lagres kryptert på et annet sted i Norge.

Informasjonskapsler

Vi bruker bare informasjonskapsler og lokal lagring som er nødvendige for at tjenesten skal virke.

Se oversikten over informasjonskapsler og lokal lagring

Rettighetene dine

Du kan be om innsyn i opplysningene om deg, få dem rettet eller slettet, be om at behandlingen begrenses, protestere mot behandlingen og få utlevert opplysningene dine.

• Opplysninger en virksomhet har lagt inn i VORDRA: send forespørselen til den virksomheten. Kommer forespørselen til oss, sender vi den videre og hjelper virksomheten med å svare.
• Opplysninger vi selv har ansvaret for: skriv til [email protected]. Du får svar innen 30 dager.

Du kan klage til Datatilsynet (datatilsynet.no) hvis du mener vi behandler opplysninger om deg i strid med regelverket.

Endringer

Vi oppdaterer erklæringen når tjenesten endres. Vesentlige endringer varsles til kundens administrator. Datoen øverst viser gjeldende versjon.